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Trabalho interrompido

Por Fernando Salles - 21/11/2012

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Quase metade do expediente dos funcionários de operação é desperdiçada com atividades improdutivas. Consequência : ruptura , perdas, menos vendas, mais estoque e mais pessoas empregadas. Estudo da McKinsey aponta soluções

Funcionários produtivos. Esse é um artigo raro na maioria das empresas de autosserviço alimentar. Em média, os profissionais passam 40 a 50% do tempo sem realizar nenhuma atividade importante para o negócio, o que acarreta inúmeros problemas, como aumento dos custos e redução das vendas. A constatação é da consultoria McKinsey, com base em monitoramento de atividades em supermercados do Brasil e de outros países da América do Sul. É como se a equipe trabalhasse bem até um certo momento, a partir do qual acaba a corda e a eficiência desaparece. Mas nem pense em sair praguejando contra a falta de vontade de seu time. Na verdade, essa ineficiência costuma ter relação direta com a ineficiência na gestão operacional. A boa notícia é que há maneiras de minimizar a perda de tempo, tornar a equipe mais produtiva e melhorar os resultados. "É possível reduzir a ruptura em até 7 pontos percentuais, as perdas em 20% a 30% e os custos de estoque em 10% a 20%", explica Heloisa Callegaro, associate principal da McKinsey e especialista em produtividade. (Veja outros resultados mais à frente). O essencial é entender as causas do problema para, então, tomar as melhores decisões.

Produtividade baixa
Falta de processos, de definição de tarefas e horários são dificuldades recorrentes

Muitos varejistas ainda não planejam sua operação com base na oferta e demanda, o que acaba comprometendo a produtividade dos funcionários. O primeiro passo, segundo Heloisa Callegaro, da McKinsey, é implantar iniciativas básicas, como manter um quadro de funcionários com atribuições e escala de horários de cada um, ajustadas às reais necessidades da empresa. Respeitando as exigências da legislação trabalhista, o ideal seria ter, por exemplo, mais gente trabalhando nos horários de pico do que em outros momentos do dia. Ou seja, cada profissional da área operacional deveria chegar ao trabalho sabendo que, por exemplo, das 8h às 9h terá de conferir o prazo de validade de alguns perecíveis, das 9h às 10h cuidará da reposição de um dos corredores, das 10h às 11h fará inventário de determinada categoria, e assim por diante. Além do tempo mal distribuído, os funcionários carecem de orientação para uma atuação multitarefa. Com algumas exceções, o que se vê atualmente são, por exemplo, repositores que cumprem exclusivamente a função de abastecer as gôndolas. Pior: muitos atuam na reposição exclusiva de seus departamentos, sem serem deslocados, em certos momentos, para áreas com maior necessidade de apoio. Há, claro, exemplos de profissionais com perfil proativo que buscam aproveitar melhor o tempo ocioso, mas cabe às empresas estimular uma jornada de trabalho mais eficiente.

Tempo disperdiçado
Bate-papo, falta de foco na atividade, preguiça ou busca de perfeição são vilões da eficiência

Sem saber exatamente o que fazer após a conclusão de uma atividade, os funcionários passam muito tempo conversando, andando de um lado para o outro ou ajeitando uma gôndola já bem-arrumada. Aliás, esse é exemplo típico de trabalho sem nenhum valor agregado. Afinal os clientes não deixarão de encontrar um item só porque uma embalagem não está bem alinhada. A falta de definição das atividades induz também a erros. "Alguns repositores fecham os buracos da prateleira com outro produto para melhorar o visual, e acabam gerando ruptura", diz Heloisa Callegaro, da McKinsey. Também o estoque é fonte de problemas. Normalmente abarrotado, força os funcionários a fazer contorcionismo para chegar à mercadoria, perdendo tempo ou deixando de realizar o trabalho. É preciso facilitar a operação, organizando a área e tornando mais acessíveis os produtos que devem ser repostos primeiro. É preciso ainda traçar o caminho que o funcionário percorre para otimizar o tempo. Outra solução é o reabastecimento noturno, desde que o custo compense. Com a loja fechada, o trajeto pode ser feito sem interrupções.

O que fazer
Para aumentar a produtividade, os chefes têm de dar exemplo, e o treinamento é essencial. Mas não é só isso

Para combater a baixa produtividade e aumentar os ganhos, é preciso mais do que boa vontade. Além de redefinição de processos, gestores e equipe terão de mudar o comportamento para aceitar as novas rotinas de trabalho. A McKinsey dispõe de uma metodologia que considera quatro pontos fundamentais. A começar pelo comportamento dos superiores, que devem dar o exemplo assumindo postura totalmente compatível com a nova maneira de trabalho. O segundo ponto é cada profissional procurar entender – com a ajuda da empresa – as razões pelas quais as rotinas estão mudando. Afinal, compreendendo os benefícios e o que a companhia espera dele, fica mais fácil se engajar no novo modo de atuar e obter bem mais sucesso.

Outro ponto crítico envolve treinamento e preparação da equipe para atuar sob as novas condições. Não dá para esperar que um profissional, há tempos habituado a cuidar apenas de uma atividade, se adapte facilmente a trabalhar em várias frentes, num perfil multitarefa. Para que ele aceite as novas regras, precisa perceber que a empresa quer prepará-lo para ser um profissional eficiente e 'empregável' em qualquer empresa. Ou seja, só com a confiança do funcionário é possível avançar nas mudanças. Por fim, a adesão à mudança será completa se o time se sentir recompensado pelo aumento na produtividade. Em outras palavras: definir incentivos atrelados ao cumprimento de metas e ao aprimoramento do desempenho é uma maneira prática e eficiente de fechar o ciclo.

Adeus apagão de mao de obra
Para enfrentar a escassez de pessoas, o aumento da produtividade é fundamental

Turnover alto e falta de profissionais no mercado têm sido o maior pesadelo das empresas do varejo. Uma maneira de minimizá-lo é, sem dúvida, aumentar a produtividade de quem está atuando. Com um bom plano de trabalho é possível não só atribuir novas tarefas para a equipe, mas também identificar funcionários que se destacam e merecem oportunidades de ascensão. O resultado é estímulo a quem gosta de trabalhar e redução de turnover entre os talentos da empresa. "Já fizemos projetos de produtividade noturna em que observamos funcionário repondo quase cinco vezes mais rápido do que um colega da mesma função", relata Heloisa Callegaro, da McKinsey. "Sem a definição de metas e padrões, esse julgamento seria mais demorado e dependeria apenas da observação subjetiva de cada gestor", completa. Outro ganho importante tem a ver com a experiência de compra do shopper, que melhora a partir do momento em que ele passa a encontrar gôndolas bem abastecidas e mais funcionários atendendo em momentos de grande fluxo. Segundo a executiva da McKinsey, os ganhos operacionais favorecem toda a organização e geram ainda mais melhorias, num círculo virtuoso.

MUITO GANHOS Com o aumento da produtividade da equipe, o varejo melhora os resultados, segundo estudo da  McKinsey. O nível de estoque, por exemplo, cai de 5% a 15%. Veja mais:

» 5% é o aumento mínimo nas vendas, quando se introduz processos, perfil  multitarefas e metas

» 10% a 15% corresponde à queda nos custos operacionais